Remboursement

Procédure

L’assuré qui a fait l’avance des frais doit envoyer par courrier la facture originale ensemble avec une preuve de paiement valable à la CMFEP dans un délai de deux ans à partir de la date d’acquittement. Passé ce délai les factures sont périmées et ne peuvent plus faire l’objet d’un remboursement par l’assurance maladie.

Le remboursement se fait par virement sur le compte bancaire de l’ayant droit.

Lors de la première demande en remboursement, n’oubliez pas de nous communiquer vos coordonnées bancaires sous format IBAN. Les enregistrements et changement de compte se font uniquement sur base d´un relevé d´identité bancaire (R.I.B). Le relevé peut être téléchargé à partir de votre application webbanking. Vous pouvez également procéder à une mise à jour de vos coordonnées bancaires sur le lien suivant (Changement de compte bancaire) .

Il suffit de nous communiquer une seule fois vos relations bancaires, donc il n’est pas opportun de les répéter à chaque envoi. En effet, ces données restent valables jusqu’à votre ordre contraire. Toutefois une restriction de tels changements favorise le flux efficient et transparent des paiements.

Attention : Tout changement / clôture de compte est à communiquer dans les meilleurs délais.

Où envoyer ma demande de remboursement ?

Caisse de maladie des fonctionnaires et employés publics

32, av. Marie-Thérèse
L-2132 Luxembourg

Si l’expédition de votre envoi se fait à partir du Luxembourg, vous n’avez pas besoin d’apposer un timbre sur l’enveloppe, l’affranchissement étant payé par la caisse de maladie.

Important : Actuellement il n’est pas encore possible de nous adresser vos demandes de remboursement par voie électronique.

Quels documents faut-il inclure à votre demande de remboursement ?

• la facture originale (en cas de perte / détérioration de la facture originale, demandez une copie conforme à votre médecin) ; Attention : les copies, documents scannés ou PDF ne sont pas acceptés aux fins du remboursement
• une preuve de paiement valable; lorsque la facture a été payée en espèces, la mention « pour acquit » avec date de paiement et signature du médecin valent preuve de paiement
• en cas de paiement par virement bancaire ou par webbanking, il suffit de joindre une copie de l’avis de débit que vous pouvez imprimer après l’exécution du paiement. Les références sur l’avis de débit et le montant doivent correspondre à ceux de la facture.(Les captures d’écrans et les ordres de paiement ne sont pas acceptés)
• l’ordonnance médicale si requise, par exemple pour tous les soins et fournitures (exception pour certains types d’aides visuelles) qui ne sont pas délivrés par le médecin lui-même
• lorsque les prestations sont soumises à un accord préalable, celui-ci est à joindre à la demande (par exemple un titre de prise en charge de la CNS pour un traitement de kinésithérapie, diététicien, orthophonie, ou encore un devis dûment rempli par notre correspondant médical pour des prothèses dentaires)

Qui est l’ayant-droit des remboursements ?

Le remboursement des soins médicaux pour l’assuré et les membres de famille se fait en règle générale en faveur de l’assuré principal. En cas de séparation et/ou de divorce, les remboursements concernant les enfants seront attribués au parent qui en a la garde. Si les factures ont été payées par une personne autre que l’assuré principal (parent non-attributaire du droit de garde), il y a lieu de remplir le formulaire « autre bénéficiaire » pour obtenir le remboursement sur le compte bancaire de la personne qui a fait l’avance des frais. Dans ce cas il importe de préciser que la preuve de paiement doit mentionner clairement le nom respectif du donneur d’ordre (en cas de virement bancaire) ou de la personne avançant les honoraires (paiement au comptant).

Attention : La CMFEP ne peut plus accepter des comptes bancaires distincts pour les enfants mineurs vu que nous ne pouvons inscrire qu´un seul compte par assuré.

Quelques conseils pratiques :

Conservez des photocopies des factures. Si vous êtes affilié à une caisse complémentaire, n’oubliez pas de vous faire des copies avant l’envoi des originaux à la CMFEP. Les copies servent également en cas de perte ou détérioration de l’original.

Assurez-vous que chaque document mentionne les noms et numéros de matricule (numéro à 13 chiffres) exact et lisible de la personne ayant bénéficié des soins.

Etant donné que toutes les demandes de remboursement sont actuellement scannées, nous vous prions de respecter les instructions suivantes afin de garantir un traitement rapide et efficace de vos envois :

Evitez :

•  d’attacher les documents avec des agrafes ou ruban adhésif
•  de joindre une page de garde ou une lettre d’accompagnement (Veuillez trouver ci-joint…),
•  de poser les papillons Post-it sur les documents
•  de joindre les tickets VISA / bancomat
•  de marquer des inscriptions manuelles sur les factures avec des stylos ou marqueurs de texte
•  de joindre les certificats d’incapacité de travail
  
•  de joindre les certificats médicaux pour le congé pour raisons familiales  

Veuillez respecter l’ordre suivant :   

1.  Facture N°1 + avis de débit N°1 + ordonnance si requise
   
2.  Facture N°2 + avis de débit N°2 + ordonnance si requise
   
3.  Facture N°3 + avis de débit N°3 + ordonnance si requise (ect.)                                     

Quels sont les délais à prévoir pour les remboursements ?

Le remboursement des factures luxembourgeoises se fait généralement dans un délai de 2 à 3 semaines. En cas de présentation simultanée de factures luxembourgeoises et étrangères, les remboursements y relatifs peuvent être décalés dans le temps. En effet s’il est vrai que les mémoires d’honoraires édités selon les barèmes conventionnels luxembourgeois ne posent pas problème quant à la tarification et les calculs pour remboursement, tel n’est plus le cas pour les documents émis par des prestataires à l’étranger.

Il en est de même pour le remboursement des factures luxembourgeoises présentées dans un même envoi, celles-ci ne sont pas forcément traitées le même jour.

Le détail de remboursement

Tous les remboursements de la CMEP sont documentés sur le détail de remboursement qui vous sera notifié en exemplaire unique lors de chaque paiement.

Les assurés qui sont inscrits sur le portail myguichet.lu peuvent opter pour obtenir leur détail de remboursement sous forme digitale. Il suffit de cocher l’onglet « edelivery » que vous trouvez dans la rubrique « Mes données / Santé-social / Caisse de maladie / Boîte de réception eDelivery ».

Quant à l’interprétation à en donner il vous est loisible de consulter le lien suivant: (détail de remboursement).

Conservez ledit détail soigneusement! Il sert comme preuve de paiement pour les assurances complémentaires et, le cas échéant, pour l’administration des contributions directes. Sur demande expresse, la CMFEP peut émettre un duplicata de l’original.

L’assuré qui a fait l’avance des frais peut demander un remboursement direct par Multiline sous condition que le montant remboursable dépasse 100 euros et que les factures ont été acquittées au cours des 15 jours précédant la date de la présentation de la demande.

Les factures étrangères ne peuvent pas faire l'objet d'un remboursement direct.

Pour le remboursement direct par Multiline l’assuré doit présenter les factures originales et acquittées au guichet de la CMFEP. Le remboursement de la part à charge de l’assurance maladie se fait par virement immédiat sur le compte bancaire de l’ayant droit.

Lorsque l’assuré ne peut pas se déplacer personnellement au guichet, il peut autoriser une tierce personne à faire les démarches nécessaires auprès de la CMFEP. La personne assurée doit émettre une procuration écrite en faveur de la personne autorisée à présenter les factures pour remboursement. A sa procuration l’assuré doit joindre une copie de sa carte d’identité et de celle de la personne autorisée à présenter les factures à rembourser.

Le tiers payant social permet aux personnes à revenus modestes à ne pas devoir faire l’avance des dépenses pour soins médicaux pour ensuite demander le remboursement à la caisse de maladie.

Les personnes concernées doivent faire une demande de prise en charge auprès de leur administration communale qui est seule compétente pour juger si l’octroi du tiers payant social est effectivement indiqué. En cas d’affirmative la commune délivre une attestation à la personne concernée (limitée à trois mois) ensemble avec un carnet d’étiquettes à apposer par le prestataire sur les factures concernées.

Les factures marquées de l’étiquette jaune sont à présenter à la Caisse nationale de santé – Service TPS - pour un remboursement direct au prestataire de soins.

La participation personnelle et les prestations non opposables (convenance personnelle CP1 – CP7) restent à charge du patient.

L’assuré, qui en raison de difficultés financières, n’est temporairement pas en mesure de payer les factures pour les soins reçus peut faire une demande pour bénéficier d’une assistance exceptionnelle.

L’assistance exceptionnelle permet à la CMFEP de payer les mémoires d’honoraires directement au fournisseur de soins, sans que l’assuré n'ait à faire l’avance des frais.

La demande écrite doit répondre aux critères suivants :

• elle concerne un mémoire d’honoraires émis par un prestataire ou fournisseur agréé par la CNS
• elle concerne un mémoire d’honoraires spécifique dépassant le montant de 250 euros et dont le paiement représente une charge insurmontable pour la personne dans les circonstances où elle se trouve. La facture doit se rapporter à une prestation pour laquelle la date d’émission de la facture ne précède pas de plus de trois mois la date de la demande
• elle concerne un mémoire d’honoraires qui ne peut pas être pris en charge par le système du tiers payant
• elle concerne une prestation pour laquelle toutes les conditions de prise en charge se trouvent remplies

En vue d’évaluer le bien-fondé de la demande, l’assuré doit joindre un argumentaire exposant sa situation économique précaire ainsi que toutes pièces qu’il juge utile à sa demande.

Les dépassements de tarifs et les frais facturés à titre de convenance personnelle restent à charge du patient.

Les personnes dont le montant de la participation annuelle cumulée dépasse un seuil de 2.5% du revenu annuel cotisable de l’année précédant la demande, peuvent bénéficier d’un remboursement complémentaire par la CMFEP.

Exemple : Pour une personne qui dispose d’un revenu annuel en 2020 de 40.000 euros, le seuil minimum de 2.5% est atteint lorsque le montant de la participation annuelle pour 2021 dépasse un montant de 1.000 euros. Le montant de la participation annuelle cumulée est renseigné sur le verso du détail de remboursement.  

Pour le calcul de la participation cumulée sont pris en compte les prestations et fournitures suivantes :

• les soins médicaux
• les soins de médecine dentaire
• les soins infirmiers
• les soins diététiques
• les soins de kinésithérapie-massage
• les soins d’orthophonie
• les soins de sage-femme
• les soins de psychomotricité
• les prestations thermales
• les frais pour prothèses orthopédiques, orthèses et épithèses
• les produits pharmaceutiques
• les dispositifs médicaux et appareils à charge de l’assurance maladie
• les soins de psychothérapie

Pour info : les prothèses dentaires (implants, couronnes etc), les aides visuelles, les fournitures, les prestations et médicaments non opposables ne sont pas considérées pour le calcul de la participation cumulée.

Lorsque le seuil est atteint les personnes concernées peuvent faire une demande en obtention du remboursement complémentaire à partir du 1^er mai de l’année suivante en utilisant le formulaire ci-contre.

Toute personne qui a une réclamation au sujet d’un remboursement, d’un refus de prise en charge, des délais de traitement ou de gestion de dossier, peut nous la communiquer par courrier, téléphone ou email.

Dans la mesure du possible et dans le respect des lois et règlements en vigueur, nous faisons de notre mieux pour répondre à vos questions et pour résoudre le problème d’une manière conciliante et professionnelle. Souvent un appel téléphonique permet de clarifier une situation conflictuelle et de trouver une solution qui convient aux deux parties.

Toute personne qui s’estime lésée par une décision de la caisse de maladie peut demander la notification d’une décision susceptible de recours prise par le Président du conseil d’administration (ou son délégué). L’assuré dispose d’un délai de 40 jours pour contester cette décision au moyen d’une opposition écrite à envoyer par lettre recommandée à l’adresse suivante :

CMFEP - Conseil d’administration - L-2091 Luxembourg